Withコロナと混雑回避 アナログからデジタルへ
コロナ禍で住民の密集を避ける中、従来の窓口業務を検討しなければいけない場面があります。これまで、電話や窓口で対応していた受付業務に、大きな予算や新たな人件費を費やすことができない状況で対応を迫られる自治体様も少なくありません。
また、既に世に出ている予約システムでは管理が複雑で、逆に事務が増えてしまうというケースも。
その中で、大きな費用の負担なく、電話受付や窓口の混雑を解消するための確定申告受付予約システム「rTAXr」と、マイナンバーカード交付予約システム「rMNr」のサービスを開始しました。
INFORMATION
VOICE
確定申告の混雑解消
可児市役所 税務課 大川竜徳 様
サービス開始の経緯は？
コロナ禍で住民の密集を避けなければならない中、確定申告を実施しなければいけませんでした。例年、確定申告期間は住まいの皆様が窓口に並び、来た方から対応をしていましたので、どうしても長い列ができてしまいます。様々な方法を考える中で、シフトプラスと「rTAXr」の開発を進めることになりました。
予約システムを使ってみた印象は？
職員内ではとても使いやすく、すぐに慣れることができました。住民の方には事前に案内をしていたので、操作に関しては大きな問題なく進めることができました。それでも、インターネットが苦手な方も一定層見えますので、その方々は直接システムに予約情報を登録することで対応できました。
今後について
住民の方の中には、インターネットが苦手な方も見えますので、従来の電話や窓口予約も継続しながら、並行して予約システムを活用していく予定です。市としても、行政のデジタル化を進めていく中での一つのきっかけにできればと思っています。
マイナンバー交付事務時間削減
高浜市役所 市民窓口グループ 中川幸紀 様
サービス開始の経緯は？
電話や窓口予約を実施していましたが、度々、職員の手が止まってしまうことが気になっていました。現在の問い合わせ件数であれば、従来の受付方法でも可能ですが、今後、マイナンバーカード取得が推進され、更新手続きも増えてきた場合に備えて、受付事務の改善が必要だと感じていました。
予約システムを使ってみた印象は？
これまでアナログで対応していたので、システムを使いこなせられるか心配な部分はありましたが、デモ画面で説明を受けた際に、とてもシンプルで分かりやすいシステムで安心しました。現在は、正規職員以外の職員も問題なく操作できており、事務の軽減に役立っています。
今後について
窓口、電話受付の予約も管理できるため、引き続き従来通りの受付も行います。また、耳の不自由な方からウェブ申し込みがあり、電話申し込みが困難な方にもご活用いただけることが分かりました。今後も多くの方が満足いただける運用を進めていきたいです。
CHECK POINT:
- 事務の軽減
- 行政のデジタル化推進
- 住民満足度の向上